Med tilläggstjänsten e-faktura kan du skicka fakturor till företagskunder som går rakt in i mottagarens ekonomisystem. För att identifiera mottagare och avsändare används PEPPOL-ID. Läs mer om e-faktura och PEPPOL på digg.se.

E-faktura är ett tillägg till modulen Fakturering. För tjänsten tillkommer en avgift per skickad e-faktura, se Inställningar > Moduler  för aktuellt pris. 

Notera att e-faktura endast kan skickas till företagskund.

Inställningar för avsändare

Inställningen kräver administratörsrättigheter samt modulen Fakturering.

För att kunna skicka e-fakturor måste vissa uppgifter om din egen organisation finnas i Kaddio.

Innan du börjar, kontrollera följande inställningar:

  • Under Inställningar > Betalning, kontrollera att du har lagt in betalkortsuppgifter för Kaddio-abonnemanget.
  • Under Inställningar > Moduler, kontrollera att du har modulen Fakturering aktiverad.
  • Under Inställningar > Allmänt, kontrollera att du har angivit ditt organisationsnummer. 
  • Om du skickar fakturor med moms, ställ även in ditt momsnummer (momsregistreringsnummer) på samma sida.

Kom ihåg att klicka på Spara om du gör ändringar.

Nu är du redo att aktivera funktionen e-faktura.

För att aktivera e-faktura, gör följande inställningar:

  • Under Inställningar för Fakturering > Allmänt, klicka i rutan Aktivera E-faktura och klicka på Spara.
    Nu dyker fliken E-faktura upp på sidan.
  • Gå till Inställningar för fakturering > E-faktura och ange ditt PEPPOL-ID eller generera ett PEPPOL-ID automatiskt.
  • Gå till Inställningar för Fakturering > Betalning och ställ in hur kunden kan betala e-fakturan. Du kan ange flera alternativ (ex. Bankgiro, Plusgiro, IBAN). 

Nu är inställningarna för avsändarsidan klara. 

Notera: Till höger på sidan Inställningar för faktura > E-faktura visas en gul ruta med texten E-fakturering ej aktiverad. Detta meddelande kommer synas i upp till 24 timmar efter att du har skickat din första faktura.

 

Inställningar för mottagare

För att en företagskund ska kunna ta emot e-fakturor behöver du ställa in viss information om kunden.

Gör följande inställningar för mottagare av e-faktura:

  • Klicka på Företagskund i vänsterspalten i Kaddio och klicka in på relevant kund.
  • På företagskundens sida, fyll i följande information:
    • PEPPOL-ID. Fråga alltid din kund om detta.
      Formatet är YYYY:XXXXXXXXXXXXX. Både prefix och kolon måste vara med.
    • Organisationsnummer eller ett momsnummer (momsregistreringsnummer). 
    • Momsnummer, om du skickar fakturor med moms.
  • Kom ihåg att klicka på Spara.

Nu kan företagskunden ta emot e-fakturor.

 

Skicka e-faktura

För att skicka en e-faktura, gör följande:

  • Skapa ett fakturaunderlag som vanligt.
  • Klicka på Registrera och välj Registrera & skicka som e-faktura.
    Alternativt: Klicka på Registrera > Registrera. Fakturan skapas och finns under Fakturor. För att skicka: gå till Fakturor och klicka på Skicka och välj Skicka som e-faktura.

Nu är e-fakturan skickad. Notera att första e-fakturan tar lite extra tid, se nedan.

 

Första e-fakturan tar tid

Första gången du skickar en e-faktura sker en registrering av dig som användare i PEPPOL-nätverket. Det tar därför upp till 48 timmar innan fakturan når mottagaren.

Om du skulle ändra dina fakturauppgifter behöver detta registreras i PEPPOL-nätverket på nytt, vilket innebär att nästkommande e-faktura behandlas som första fakturan och tar upp till 48 timmar.

 

Visa skickad e-faktura 

För att se informationen från en skickad e-faktura, gör följande:

  • Gå till Fakturor > Fakturor och klicka på fakturan.
  • Klicka på Skicka och välj Ladda ner PDF eller Visa som PDF.

Hos mottagaren av e-fakturan bestämmer det mottagande systemet layouten på fakturan.

 

Mer information