Nu är det lagkrav på e-faktura till offentlig sektor. Detta kan du göra genom Kaddio som följer den europeiska standarden Peppol. 

E-faktura är en egen modul där du betalar per skickad faktura. Aktivera e-faktura under Inställningar > Moduler. E-faktura kräver tillgång till modulen Fakturering

Du skickar e-fakturor på samma sätt som du skickar dina vanliga fakturor via e-post eller brev. Skillnaden är att en e-faktura går rakt in i mottagarens ekonomisystem och behöver därför följa en viss standard.

Du kan endast skicka e-fakturor till Företagskunder (alltså inte direkt till klienter).

Förberedelser

För att kunna skicka e-fakturor måste följande uppgifter om din egen organisation finnas i Kaddio:

  • PEPPOL-ID (en typ av avsändar-ID). Kaddio kan generera detta automatiskt från ditt organisationsnummer. Om du har ett specifikt PEPPOL-ID du vill använda för ditt företag, t.ex. ett GLN-nummer, kan du ange detta istället. Du kan också välja att generera ett PEPPOL-ID från ditt momsnummer. PEPPOL-ID ställer du in under Inställningar för faktura> E-faktura
  • Ett organisationsnummer. Det ställer du in under Inställningar > Allmänt
  • Hur kunden kan betala. Det kan finnas flera alternativ (ex. Bankgiro, Plusgiro, IBAN). Det ställer du in under Inställningar för Fakturering > Betalning
  • Om du skickar fakturor med moms måste du ange ett momsnummer (momsregistreringsnummer).  Det ställer du in under Inställningar > Allmänt

Första fakturan

Första gången du skickar en e-faktura sker en registrering av dig som användare i PEPPOL-nätverket och det tar därför upp till 48 timmar innan fakturan når mottagaren.

Om du skulle ändra dina fakturauppgifter behöver detta registreras i PEPPOL-nätverket på nytt vilket innebär att nästkommande e-faktura behandlas som första fakturan och tar upp till 48 timmar.

Skicka faktura till kund 

När du ska skicka en e-faktura till en kund måste följande uppgifter om kunden finnas i Kaddio:

  • PEPPOL-ID. Fråga alltid din kund om detta. 
  • Ett organisationsnummer eller ett momsnummer (momsregistreringsnummer). 
  • Om du skickar fakturor med moms måste du ange ett momsnummer.

Allt detta ställer du in under Företagskund.

PEPPOL

PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line och är ett regelverk för elektronisk handel och e-inköp. PEPPOL är skapat av EU.

Kaddio skickar e-fakturor enligt standarden Peppol Bis Billing 3.

Sedan den 1 november 2018 är all offentlig sektor i Sverige anslutna till PEPPOL. Det innebär att du kan använda Kaddio för att skicka fakturor till samtliga verksamheter inom Sveriges offentliga sektor. 

Från och med 1 april 2019 är det lag på e-faktura till offentlig sektor.

För att identifiera mottagare och avsändare när du skickar e-faktura används PEPPOL-ID. Ett PEPPOL-ID är uppbyggt så att du kan nå en mottagare på flera sätt, t.ex. baserat på deras organisationsnummer, momsnummer, DUNS-nummer mfl. Se här för en komplett lista över prefix och mottagare.

Läs mer om e-faktura och PEPPOL på digg.se