E-faktura är ett tillägg till modulen Fakturering. Du skickar e-fakturor på samma sätt som du skickar dina vanliga fakturor i Kaddio skillnaden är att en e-faktura går rakt in i mottagarens ekonomisystem och behöver därför följa en viss standard.

Du kan endast skicka e-fakturor till Företagskunder (alltså inte direkt till klienter) och du betalar per skickad faktura. Pris framgår under Inställningar > Moduler

Förberedelser

För att kunna skicka e-fakturor måste vissa uppgifter om din egen organisation finnas i Kaddio.

Gör så här för att ställa in e-faktura:

  • Kontrollera att du har ställt in betalning till Kaddio under Inställningar > Betalning.
  • Kontrollera att du har Fakturering och E-faktura aktiverade under Inställningar > Moduler.
  • Ställ in ditt organisationsnummer under Inställningar > Allmänt. Kom ihåg att klicka på Spara.
  • Om du skickar fakturor med moms: Ställ in ditt momsnummer (momsregistreringsnummer) under Inställningar > Allmänt.
  • Ställ in ditt PEPPOL-ID (en typ av avsändare-ID) under Inställningar för faktura > E-faktura. Kaddio kan generera detta automatiskt från ditt organisationsnummer. Om du har ett specifikt PEPPOL-ID du vill använda för ditt företag, t.ex. ett GLN-nummer, kan du ange detta istället. Du kan också välja att generera ett PEPPOL-ID från ditt momsnummer. 
  • "E-fakturering ej aktiverad" kommer synas fram tills dess du skickar din första faktura.
  • Ställ in hur kunden kan betala e-fakturan under Inställningar för Fakturering > Betalning. Det kan finnas flera alternativ (ex. Bankgiro, Plusgiro, IBAN, mm). 

 

Skicka e-faktura till kund 

Ställ in följande under Företagskund:

  • PEPPOL-ID. Fråga alltid din kund om detta. 
  • Ett organisationsnummer eller ett momsnummer (momsregistreringsnummer). 
  • Om du skickar fakturor med moms måste du ange ett momsnummer.
  • Kom ihåg att klicka på Spara.

Gör så här för att skicka fakturan:

  • Skapa ett fakturaunderlag som vanligt. (Gå till Fakturor> Underlag. Klicka på kunden det gäller. Du får då upp information om de olika posterna på fakturan och kan tex ändra pris eller lägga till fler saker du vill fakturera.)
  • Klicka på Registrera längst ner till vänster, och välj Registrera & skicka som e-faktura.
  • Alternativt: Klicka på Registrera > Registrera. Fakturan skapas och finns under Fakturor. För att skicka: gå till Fakturor och klicka på Skicka och välj Skicka som e-faktura.

 

Första e-fakturan tar tid

Första gången du skickar en e-faktura sker en registrering av dig som användare i PEPPOL-nätverket och det tar därför upp till 48 timmar innan fakturan når mottagaren.

Om du skulle ändra dina fakturauppgifter behöver detta registreras i PEPPOL-nätverket på nytt vilket innebär att nästkommande e-faktura behandlas som första fakturan och tar upp till 48 timmar.

 

Visa skickad e-faktura 

En e-faktura skickar endast information till mottagaren. Mottagaren väljer sedan själv hur denna information presenteras. Du kan se vilken information som har skickats iväg i form av en pdf (detta är dock inte så som mottagaren ser informationen).

Gör så här för att se informationen från en skickad e-faktura:

  • Gå till Fakturor > Fakturor och välj den fakturan det gäller. (Obs! Se till att sökfältet är inställt på rätt kategori och tidsperiod)
  • Klicka på Skicka. Här kan du välja Ladda ner PDF eller Visa som PDF.

 

Vilket slags ID ska man välja? 

Ett PEPPOL-ID består av två delkomponenter. Den första delen indikerar vilket slags nummer som används. Den andra delen är själva numret. Tillsammans bildar de en unik
identifiering. Det är organisationen (köparen/säljaren) själv som väljer sitt PEPPOL-ID. Vid registrering i PEPPOL informerar man sin accesspunkt vilket ID man valt. För svenska organisationer rekommenderar SFTI att man använder sitt organisationsnummer i första hand (alltså med koden 0007). Om det inte skulle fungera, exempelvis om man har en komplex systemstruktur med flera olika accesspunkter för olika ändamål så kan man överväga att använda GLN (koden 0088).

SFTI och DIGG avråder från att använda andra typer av nummersystem än organisationsnummer och GLN. Speciellt avråds användning av momsregistreringsnummer och bankkontonummer.

Prefix
0088 = GS1 GLN och används alltid av myndigheter
0007 = svenskt organiationsnummer
9955 = Momsnummer

 

Vad är PEPPOL och e-faktura?

I samband med att man ansluter sin organisation (som köparen/säljaren) till PEPPOL:s nätverk måste man välja ett unikt identifieringsnummer. Detta så kallade PEPPOL-ID används av accesspunkterna för att ta reda på vart ett affärsmeddelande ska skickas. PEPPOL-ID kan alltså sägas vara partens elektroniska mottagningsadress i nätverket. Ett PEPPOL-ID består av två delkomponenter. Den första delen indikerar vilket slags nummer som används. Den andra delen är själva numret. Tillsammans bildar de en unik identifiering.

Sedan 1 april 2019 är det lagkrav på e-faktura till offentlig sektor. Detta kan du göra genom Kaddio som följer den europeiska standarden PEPPOL. PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line och är ett regelverk för elektronisk handel och e-inköp. PEPPOL är skapat av EU. Kaddio skickar e-fakturor enligt standarden Peppol Bis Billing 3.

Sedan den 1 november 2018 är all offentlig sektor i Sverige anslutna till PEPPOL. Det innebär att du kan använda Kaddio för att skicka fakturor till samtliga verksamheter inom Sveriges offentliga sektor. 

För att identifiera mottagare och avsändare när du skickar e-faktura används PEPPOL-ID. Ett PEPPOL-ID är uppbyggt så att du kan nå en mottagare på flera sätt, t.ex. baserat på deras organisationsnummer, momsnummer, DUNS-nummer mfl.

Läs mer om e-faktura och PEPPOL på digg.se.