Genom Journal kan du skicka digitala och riktiga (fysiska) brev till dina klienter eller andra kontakter utifrån förinställda brevmallar.

Brev skrivs och skickas från respektive klients journal och sparas där som en journalanteckning.

Brevet kan skickas som riktigt brev, som pdf i chatten eller exporteras som PDF för utskrift. Vi rekommenderar att undvika vanlig e-post om det finns känslig information i brevet.

Skriva brev

För att skriva ett brev, gör följande:

  • Gå till klientens journal.
  • Klicka på Nytt och välj den brevmall du vill använda. (Brevmallar listas under Kontakttyper.)
    Ett brev skapas nu där eventuella variabler från mallen ersätts med text utifrån dig och din klient.
  • Skriv brevet. Det du skriver sparas automatiskt när du klickar utanför rutan (så länge du har internetuppkoppling).
    Du kan lämna brevet och fortsätta skriva vid ett senare tillfälle. Brevet sparas som en journalanteckning.
  • Klicka på Förhandsgranska för att se en förhandsvisning av brevet.
  • Klicka på knappen Lås när du är klar.

Nu är brevet klart att skicka som fysiskt brev, i chatten eller laddas ner som PDF. Se alternativ nedan.

 

Skicka fysiskt brev med post

Kaddio erbjuder en automatisk brevtjänst. För denna tjänst tillkommer en portokostnad per utskick som beror på antal sidor i brevet. Aktuellt pris ser du under Inställningar > Moduler > Rörliga kostnader. 

För att kunna skicka brev med post krävs att administratör aktiverar inställningen Tillåt behandlare att skicka riktiga brev under Inställningar > Allmänt.

För att skicka ett fysiskt brev, gör följande:

  • Skriv brevet och klicka på knappen Lås för att låsa det, se instruktioner ovan.
  • Fyll i namn och adress till mottagaren. 
  • Klicka på Skicka > Skicka som brev.

Nu är brevet skickat till brevtjänsten. Klickar du på Skicka en vardag innan kl 11.30 skickas brevet med posten samma dag. Klickar du efter kl 11.30 går brevet iväg nästkommande vardag. 

Skicka brev i chatten

Funktionen kräver modulen Kommunikation.

Dela brevet genom att skicka det i chatten i Kaddio. Klienten behöver logga in i Kaddio för att läsa brevet i chatten.

För att skicka brev till klient i chatten, gör följande:

  • Skriv ett brev och klicka på Lås för att låsa brevet.
  • Klicka på Skicka > Skicka till klientens chat.

Klienten får ett meddelande om att logga in i Kaddio för att läsa brevet.

 

Exportera brev som PDF

Du kan exportera brev som PDF för att själv kunna skriva ut brevet och posta det.

För att exportera brev som PDF, gör följande

  • Skriv ett brev och klicka på Lås för att låsa brevet.
  • Klicka på Skicka > Ladda ner.

Brevet lägger sig i Hämtade filer (eller liknande) på datorn. Öppna filen och skriv ut brevet.

 

Mer information