Tips: Läs först artikeln om Dokument
Behöver din organisation kunna rapportera avvikelser och klagomål? Nedan visas ett exempel på hur din organisation med hjälp av modulen Dokument kan hantera rapporter på ett strukturerat vis.
I detta exempel tänker vi oss följande flöde:
- En medarbetare på organisationen skriver en rapport, utifrån en given mall.
- Den skrivna rapporten lämnas över till ansvarig för bedömning.
- Bedömning och eventuella åtgärder meddelas till berörda parter.
Gör följande förberedelser:
- Skapa och skriv en rapportmall:
- Under Dokument, klicka på Nytt > Dokument.
- Skriv och utforma rapportmallen.
- Klicka på Mer och välj Mall.
- Skapa en mapp för inkommande rapporter som observeras:
- Under Dokument, klicka på Nytt > Mapp.
- Döp mappen och bekräfta med OK.
- Klicka på Mer och välj Observera. Om något läggs i denna mapp får den som observerar en notis.
Exempel på arbetsgång:
- En behandlare tar emot ett klagomål och behöver skriva en rapport.
- Behandlaren går till Dokument, letar upp rapportmallen och klickar på Använd mall i listan. Nu skapas en kopia av mallen med dagens datum och tidsstämpel.
- Behandlaren skriver rapporten (och låser den eventuellt för redigeringar).
- Behandlaren drar rapporten till mappen Inkorg för rapporter.
- Ansvarig som observerar mappen Inkorg för rapporter får nu notis i Kaddio om att ett nytt dokument finns.
- Ansvarig läser rapporten, tar beslut och noterar beslutet i Kommentarer på dokumentet.
Tips!
- Sätt läs- och skrivrättigheter för en mapp genom Mer > Behörigheter.
- Om du vill låsa ett dokument för redigeringar, tex rapportmallen, klicka på knappen Lås.