Genom Journalen kan du skicka digitala och riktiga brev utifrån förinställda mallar till dina klienter.

Breven kan automatisera innehållet med hjälp av variabler för t ex namn, adress, logga mm. Samma brevmall kan därför användas till olika klienter och från olika behandlare. 

Brev skrivs och skickas från respektive klients Journal och sparas där som en journalanteckning.

Brevet kan skickas som riktigt brev, som pdf i chatten eller exporteras som pdf. 

 

Skapa en brevmall

  • Kontrollera att modulen Journal är aktiverad under Inställningar > Moduler.
  • Gå till Inställningar för Journal > Brevmallar. 
  • Klicka på Ny brevmall och välj något av alternativen:
    - Tom brevmall: Du får ett tomt dokument att designa hur du vill.
    - Standardbrevmallar: Färdiga mallar för Remiss, Remissvar och Brev som du kan justera om så önskas.
    - Duplicera
    : Gör en kopia av en befintlig brevmall (Obs! Kom ihåg att byta namn på en av mallarna).
  • Lägg till text, variabler och justera layout som du önskar.
  • Det finns möjlighet att justera layouten med hjälp av html om du trycker på knappen </>.
  • Glöm inte att Spara.

Du kan när som helst ändra i en brevmall. Ändringar påvekar bara framtida brev som du skriver. Redan skapade brev påverkas alltså inte.

Till höger ser du en förhandsvisning av brevet. De grå adressrutorna markerar var adressen för att skicka riktiga brev kommer hamna. Placeringen går inte att flytta på då de är anpassade efter Kaddios automatiska brevtjänst, se nedan. När brevet skickas kommer de grå rutorna inte att synas. Adressen till mottagaren skrivs in i samband med att brevet skrivs (dvs inte i mallen).

Automatiskt genererad text (variabler)

Du kan lägga till variabler i brevmallen som automatiskt ersätts med aktuell text när mallen används för att skriva ett brev, t ex dagens datum, behandlarens namn, klientens namn osv. Variabler börjar med $ och längst ner på sidan för brevmallen ser du vilka variabler som finns och vad de kommer ersättas med. Du kan kopiera och klistra in dessa i din brevmall för att automatisera text i brevet.

Du kan även använda variabler för att få in information från Anpassade fält i brev (Inställningar > Anpassade fält). Du behöver göra skillnad på om det är ett anpassat fält på en behandlare eller en klient. Ett anpassat fält för en klient skrivs ut enligt principen $clientAnpassatFältUtanMellanslag. Om det anpassade fältet heter "Längd" behöver du alltså skriva $clientLängd i din brevmall. Om det anpassade fältet innehåller två ord, t ex "Övrig info" skriver du $clientÖvriginfo. 
 

Exempel på brevmall:

 
 

Skriv ett brev

  • Gå till klientens journal, tryck på Nytt och välj vilken brevmall du vill använda. Ett brev skapas där ev. variabler från mallen ersätts med text utifrån dig och din klient.
  • Skriv det som du vill ska stå i brevet.
  • Det du skriver sparas automatiskt så snart du klickar utanför rutan (så länge du har internetuppkoppling).
  • Du kan lämna brevet och fortsätta skriva vid ett senare tillfälle genom att klicka på rubriken i Journalöversikten.
  • Klickar du på Förhandsgranska ser du en förhandsvisning av brevet.
  • Sidhuvud och sidfot går endast att justera i mallen under Inställningar för Journal > Brevmallar.
  • Lås brevet för att exportera eller skicka.

 

Skicka som riktigt brev

Kaddio erbjuder en automatisk brevtjänst. Aktuellt pris ser du under Inställningar > Moduler > Rörliga kostnader. 

Gör så här:

  • Kontrollera att du har inställningen Tillåt behandlare att skicka riktiga brev aktiverad under Inställningar > Allmänt.
  • Skriv ett brev och klicka på knappen Ej Låst för att låsa brevet.
  • Fyll i namn och adress till mottagaren. 
  • Klicka på Skicka > Skicka som brev.
  • Brevet går iväg. Klickar du på Skicka en vardag innan kl 11.30 skickas brevet med posten samma dag. Klickar du efter kl 11.30 går brevet iväg nästkommande vardag. 

 

Exportera brev till pdf

Du kan också själv skriva ut brevet och posta det eller skicka som en PDF till din klient i Kaddios Kommunikation. Vi rekommenderar inte att du skickar brevet med vanlig e-post om det kan finnas känslig information i brevet.

Gör så här:

  • Skriv ett brev och klicka på Ej Låst för att låsa brevet.
  • Klicka på Skicka > Ladda ner.
  • Brevet lägger sig i Hämtade filer eller liknande namn på datorn.

 

Skicka brev i chatten

(Kräver modulen Kommunikation)

Du kan skicka brevet till klienten i chatten. 

Gör så här:

  • Skriv ett brev och klicka på Ej Låst för att låsa brevet.
  • Klicka på Skicka > Skicka till klientens chat.
  • Klienten får ett meddelande om att logga in i Kaddio för att läsa brevet.