Arbetstid (tid du är bokningsbar)

Arbetstid är den tid du är bokningsbar. Du lägger upp Arbetstid i kalendern och anger vilka behandlingsformer som går att boka denna tid.

Du kan själv styra för varje Behandlingsform om den ska vara bokningsbar för klienter eller bara internt för behandlare. 

Systemet genererar automatiskt lämpliga bokningsbara tider utifrån värdet som anges under Inställningar för Tidsbokning > Allmänt > Intervall mellan starttid på bokningsbara tider.

Gör såhär för att lägga upp bokningsbar tid:

  • Klicka, dra och släpp i kalendern där du vill lägga in en arbetstid. 
  • Välj Bokning högst upp i bokningsrutan och välj Arbetstid. Justera tiden vid behov.
  • Om du inte ändrar något mer kommer alla de behandlingsformer som du har kopplad till dig att bli bokningsbara. 
  • Välj vilka behandlingsformer som ska erbjudas genom att skriva dem i rutan "Behandlarens behandlingsformer". 
  • Gör detta för en vecka och upprepa veckovis genom Mallveckor.

 

Behandlingsformer

Behandlingsformer är de tjänster/behandlingar/tider/pass som du erbjuder. Dessa hänger ihop med Arbetstid som du lägger till i din kalender. 

Under varje behandlares profil lägger du till vilka behandlingsformer denne kan ta emot bokningar på.

Under Inställningar för Tidsbokning > Behandlingsformer skapar du de behandlingsformer som du vill erbjuda och gör följande inställningar:

  • Namn: Namnet på den behandlingsformen/tjänst som du vill erbjuda klienter. 
  • Färg: Den färg som bokningen får i din kalender. 
  • Extra info e-post: Text som följer med i bokningsbekräftelse via e-post till klienten. 
  • Extra info SMS: Text som följer med i bokningsbekräftelse och påminnelser via SMS till klienten. Kom ihåg att även lägga till variabeln $extra i texten under Inställningar för tidsbokning > SMS
  • Ingen fysisk plats: Adress syns inte i bokningsbekräftelsen, t ex när behandlingen sker via t ex telefon eller video. 
  • Länk för inloggning i epost: En knapp med länk till din inloggninssida syns i bokningsbekräftelsen, t ex vid behandling genom videosamtal eller chat.
  • Anpassade fält: Extra informationsfält som klienten behöver fylla i vid bokning. Anpassade fält skapar du under Inställningar > Anpassade fält
  • Längd *: Totaltid som bokas upp i kalendern, dvs Tid med klient + extratid. Exempel: Du träffar klienten 45 min, men vill också ha 15 min innan nästa klient kommer för att hinna journalföra, därför väljer du 60 min här. 
  • Tid med klient *: Behandlingstiden som klienten informeras om.
  • Kategori: Gruppera behandlingar utifrån vilken kategori de tillhör, för att göra bokningen för klienter mer översiktlig.
  • Pris: Pris inklusive moms.
  • Momssats: Den moms som gäller. 
  • Kortbetalning: (Aktiveras under Inställningar för Tidsbokning > Betalning)
    Tre alternativ:
    • Av = ingen betalning kan göras i samband med bokning.
    • Valfritt = klienten kan välja att betala redan vid bokning.
    • Betalning krävs för att boka = klienten måste betala i samband med bokningen. 
  • Bokningsbar för klienter: Ja = Behandlingsformen kan bokas av klienter, inte bara internt av behandlare. Nej = Behandlingsformen visas och bokas endast av behandlare. 
  • Skicka formulär vid bokning: (kräver modulen Journal.) Välj det formulär som du vill ska skickas ut till klienten i samband med bokningen. Välj om länken till formuläret ska skickas via e-post eller SMS. Du kan välja att formuläret bara skickas vid klientens första bokning. 
  • Lägg till på alla behandlare: Om du vill att alla behandlare på organisationen ska kunna erbjuda den här behandlingsformen. 

 

 

* Exempel på hur Längd och Tid med klient fungerar

Du träffar klienten 45 min och vill ha 15 min för journalföring, då ska Längd vara 60 och Tid med klient 45 min. Klienten får då information om att behandlingen är 45 min, men i din kalender bokas 60 min upp för att du ska ha 15 min över till journalföring. Detta blir extra viktigt om du lägger in arbetstiden som långa sjok (tex 8-12) och vill vara säker på att få lite andrum mellan bokningarna. 

 

Vilken tid börjar bokningarna om jag lägger in arbetstid som ett sjok?

Om du lägger in arbetstid som ett längre sjok (tex 8.00 - 12.00) och du bara erbjuder behandlingar med längden 60 min, så kommer alla pass att börja på heltimmar eftersom Kaddio optimerar så att du ska kunna få in så många pass som möjligt under en arbetstid. Men har du olika längd på de behandlingsformer som du erbjuder så kan starterna variera. Dvs erbjuder du t ex telefontider som är 20 min och besök som är 60 min, så kommer besöken kunna börja även kl 8.20 i och med att det då får plats med ett telefonsamtal innan. 


Vill du ha ännu mer kontroll över vilken tid bokningarna ska börja rekommenderar vi att du lägger in kortare Arbetstid. 


Att styra när vilka behandlingsformer är möjliga att boka

Om du vill att alla behandlingsformer ska gå att boka under arbetstiden du har lagt in, så behöver du inte göra något mer. 

Om du vill att bara vissa behandlingsformer ska vara bokningsbara så väljer du dessa under "Behandlarens behandlingsformer.