Med tilläggstjänsten e-faktura kan du skicka fakturor till företagskunder som går rakt in i mottagarens ekonomisystem. För att identifiera mottagare och avsändare används PEPPOL-ID. Läs mer om e-faktura och PEPPOL på digg.se.
E-faktura är ett tillägg till modulen Fakturering. För tjänsten tillkommer en avgift per skickad e-faktura, se Inställningar > Moduler för aktuellt pris.
Notera att e-faktura endast kan skickas till företagskund.
Inställningar för avsändare
Inställningen kräver administratörsrättigheter samt modulen Fakturering.
För att kunna skicka e-fakturor måste vissa uppgifter om din egen organisation finnas i Kaddio.
Innan du börjar, kontrollera följande inställningar:
Under Inställningar > Betalning, kontrollera att du har lagt in betalkortsuppgifter för Kaddio-abonnemanget.
Under Inställningar > Moduler, kontrollera att du har modulen Fakturering aktiverad.
Under Inställningar > Allmänt, kontrollera att du har angivit ditt organisationsnummer.
Om du skickar fakturor med moms, ställ även in ditt momsnummer (momsregistreringsnummer) på samma sida.
Kom ihåg att klicka på Spara om du gör ändringar.
Nu är du redo att aktivera funktionen e-faktura.
För att aktivera e-faktura, gör följande inställningar:
Under Inställningar för Fakturering > Allmänt, klicka i rutan Aktivera E-faktura och klicka på Spara.
Nu dyker fliken E-faktura upp på sidan.Gå till Inställningar för fakturering > E-faktura och ange ditt PEPPOL-ID eller generera ett PEPPOL-ID automatiskt genom att ange 0007:organisationsnummer utan bindestreck.
Gå till Inställningar för Fakturering > Betalning och ställ in hur kunden kan betala e-fakturan. Du kan ange flera alternativ (ex. Bankgiro, Plusgiro, IBAN).
Nu är inställningarna för avsändarsidan klara.
Notera: Till höger på sidan Inställningar för faktura > E-faktura visas en gul ruta med texten E-fakturering ej aktiverad. Detta meddelande kommer synas i upp till 24 timmar efter att du har skickat din första faktura.
Inställningar för mottagare
För att en företagskund ska kunna ta emot e-fakturor behöver du ställa in viss information om kunden.
Gör följande inställningar för mottagare av e-faktura:
Klicka på Företagskund i vänsterspalten i Kaddio och klicka in på relevant kund.
På företagskundens sida, fyll i följande information:
PEPPOL-ID. Fråga alltid din kund om detta.
Formatet är YYYY:XXXXXXXXXXXXX. Både prefix och kolon måste vara med.Organisationsnummer eller ett momsnummer (momsregistreringsnummer).
Momsnummer, om du skickar fakturor med moms.
Kom ihåg att klicka på Spara.
Nu kan företagskunden ta emot e-fakturor.
Skicka e-faktura
För att skicka en e-faktura, gör följande:
Skapa ett fakturaunderlag som vanligt.
Klicka på Registrera och välj Registrera & skicka som e-faktura.
Alternativt: Klicka på Registrera > Registrera. Fakturan skapas och finns under Fakturor. För att skicka: gå till Fakturor och klicka på Skicka och välj Skicka som e-faktura.
Nu är e-fakturan skickad. Notera att första e-fakturan tar lite extra tid, se nedan.
Första e-fakturan tar tid
Första gången du skickar en e-faktura sker en registrering av dig som användare i PEPPOL-nätverket. Det tar därför upp till 48 timmar innan fakturan når mottagaren.
Om du skulle ändra dina fakturauppgifter behöver detta registreras i PEPPOL-nätverket på nytt, vilket innebär att nästkommande e-faktura behandlas som första fakturan och tar upp till 48 timmar.
Visa skickad e-faktura
För att se informationen från en skickad e-faktura, gör följande:
Gå till Fakturor > Fakturor och klicka på fakturan.
Klicka på Skicka och välj Ladda ner PDF eller Visa som PDF.
Hos mottagaren av e-fakturan bestämmer det mottagande systemet layouten på fakturan.
Mer information