För att använda modulen Bokning behöver den vara aktiverad i Inställningar > Moduler. 

Skapa bokning för klient

  • Gå till Kalender och välj vyn för Vecka.
  • Dubbelklicka eller klicka, dra och släpp i kalendern för att skapa en tid.
  • Välj Bokning.
  • Lägg till behandlingsform och klient. Om du har en patient vald i vänsterspalten kommer den vara föreslagen.
  • Kontrollera behandlare, tid och eventuell plats.
  • Välj om bekräftelse ska skickas på SMS eller mail. 
  • Klicka på "Boka". 

Bokningen får den färg i kalendern som är vald för behandlingsformen i Inställningar för Tidsbokning
 

Avboka, markera som uteblivet, skicka bekräftelse, skapa kvitto, radera en bokning

Knappen "Mer" ger dig möjlighet att skicka bokningsbekräftelse, markera som återbud och ta bort bokningen. 

Om du har markerat bokningen som betald kommer fler valmöjligheter under Mer som att skriva ut eller skicka kvitto. 

 

Schemalägg bokningsbar tid

Arbetstid är den tid som är bokningsbar för klienter i den öppna bokningen eller när klienter loggar in för att boka. 

  • Gå till Kalender och välj vyn för Vecka.
  • Klicka, dra och släpp i kalendern där du vill lägga in en arbetstid. 
  • Välj "Arbetstid". 
  • Begränsa eventuellt vilka behandlingsformer som ska kunna bokas denna tid. Om det står "Alla behandlingsformer" kommer alla behandlingsformer som behandlaren erbjuder kunna bokas.
  • Klicka på "Schemalägg arbetstid". 

Schemalägg gruppbokning 

Gruppass kräver särskilda behandlingsformer där det är markerat att det är en "gruppsession" samt hur många deltagare ett pass kan ta.

Schemalägg gruppsession:

  • Gå till Kalender och välj vyn för Vecka.
  • Klicka eller klicka och dra i kalendern.
  • Välj "Gruppsession" och den typ som du önskar
  • Tryck "Schemalägg". Nu kan klienter boka in sig på passet.

Behandlingsformer

Behandlingsformer är de olika sorters behandlingar som du erbjuder.

  • Administratörer kan skapa och redigera behandlingsformer under Inställningar för Tidsbokning > Behandlingsformer
  • Du kan ställa in olika bokningsbekräftelser, sms-påminnelser, pris och färger i kalendern för respektive behandlingsform mm.
  • Under Behandlare > personens namn > Kalender och bokning > Behandlingsformer redigerar du vilka behandlingsformer som är bokningsbara på respektive  behandlare.
  • Läs mer om Inställningar för Behandlingsformer

Lägg till en paus mellan varje bokning

Om du vill ha ledig tid mellan varje bokning så kan du justera detta på respektive behandlingsform.

  • Gå till Inställningar för Tidsbokning > Behandlingsformer. Lägg till ny behandlingsform eller tryck "Ändra på en befintlig". 
  • På rubrik "Längd" anger du den totala tiden som du ska avvara för besöket, tiden som klienten är där + paus efter. 
  • På rubrik "Tid med patient" anges den tid som klienten ser. 

Exempel: Jag har 45 min med klienten och vill ha 15 min paus till nästa bokning: Längd: 60 min, Tid med klient: 45 min

Boka in klient på Arbetstid eller Gruppsession i kalendern

  • Klicka på filtret "Lediga tider" och välj den behandlingsform som du vill boka
  • Lediga tider visas som mörkare grå rutor med klockslag. Klicka på den som du vill boka.
  • Lägg till klient. Om du har en klient vald i vänsterspalten kommer den vara föreslagen. Klicka på "Byt klient" och sök i klientlistan eller tryck på "+" för att lägga till en helt ny klient. 
  • Om en tid är markerad ljust rosa utan text, innebär det att tiden reserverats för att en klient just nu håller på att boka den.
  • Välj om du vill skicka bokningsbekräftelse via e-post eller sms. 
  • Klicka på "Boka". 

 

Klienten bokar tid själv

Klienter kan boka sin tid själva på din Kaddio-webbsida: [din-adress].kaddio.com/booking

Tiderna som visas på den publika bokningssidan utgår ifrån de arbetstider som du lagt in i kalendern och vilka bokningsinställningar du gjort. Du bestämmer vilka behandlingsformer som ska vara bokningsbara för klienter under respektive behandlingsform.

När en klient bokar en tid dyker den upp i Kaddio-kalendern och den aktuelle behandlaren får ett bekräftelsemail. 

  • Administratörer aktiverar klientbokning under Inställningar för Tidsbokning > Allmänt genom checkboxen "Tillåt patienter att boka tid på "din-adress".kaddio.com"
  • Administratörer ställer in hur nära i tid en klient kan boka under Inställningar för Tidsbokning > Bokningsmarginal
  • Välj under respektive behandlingsform om den ska vara bokningsbar för klienten på Inställningar för Tidsbokning > Behandlingsformer under rubrikerna "Bokningsbar för klient". 

Extra information i bokningsbekräftelse och påminnelse

Det skickas alltid ut en bokningsbekräftelse på e-post när klienten bokar med meddelandet " Hej, Du har bokat tiden Datum, Tid hos Behandlare".

Du kan lägga till extra text i bekräftelsen på respektive behandlingsform i fältet Extra info e-post.

Om du använder SMS-påminnelse kan du även lägga till extra information beroende på vilken behandlingsform de bokat genom tt skriva texten i fältet Extra info e-post samt lägga till variabeln $extra i SMS-påmminnelsen.  

Integrera Tidsbokning på egen webbsida

Du kan integrera klientbokningen på en annan webbsida om du önskar. Läs mer om integrering av Tidsbokning här.

 

 

Upprepa händelser i kalendern

Kopiera och klistra in händelser

För att upprepa händelser i kalendern använder du verktyget "Markera".

  • Klicka på "Markera" i Kalendern.
  • Välj de händelser som du vill upprepa. Du kan välja olika typer av händelser i samma markering: arbetstider, bokningar, gruppsessioner eller aktiviteter.
  • Gå till den vecka eller dag där du vill klistra in markeringen och tryck på "Kopiera och klistra in". Om markeringen innehåller bokningar kan du välja att skicka bekräftelser till klienterna för de nya tiderna.
  • Du kan upprepa momentet att klistra in markeringen flera gånger på olika platser i kalendern.
  • När du är klar avslutar du genom att klicka på krysset i höger hörn.

Spara upprepade händelser i Mallar

För att spara markeringar och kunna upprepa händelser av arbetstid eller bokningar även i framtiden kan du skapa "mallar".

Skapa mall:

  • Klicka på "Markera" i kalendern och därefter välja de händelser som ska ingå i mallen. 
  • Tryck på Mer > Spara som mall i den grå rutan överst på skärmen. 
  • Namnge mallen och klicka spara. Avsluta markera-läget genom att klicka på krysset i höger övre hörn.

Använda mall:

  • Klicka på "Mallar" och klicka på "Välj" för att se innehållet i mallen.
  • Gå till den vecka eller dag där du vill klistra in mallen och klicka på  på "Klistra in".
    Om mallen innehåller bokningar kan du välja att skicka bekräftelser till klienterna för de nya tiderna.
  • Obs! En mall som skapats från veckovy är lämpligast att klistra in i veckovy och en mall skapad i månadsvy är lämpligast att klistra in i en månadsvy.

Avboka flera händelser samtidigt

  • Klicka på "Markera".
  • Markera de pass som ska avbokas.
  • Klicka på Mer > Avboka som patient/behandlare.
  • Välj om du vill skicka avbokningsbekräftelse till klienterna 
  • Bekräfta genom att klicka på "Avboka som behandlare"
  • Avsluta markera-läget genom att klicka på krysset i höger övre hörn.

 

Aktivitet

Aktiviteter är kalenderhändelser som inte är kopplad till någon behandlingsform. Du kan bjuda in kollegor eller klienter som finns på ditt Kaddio-konto. Aktiviteter har lila färg i kalendern.

Observera att en aktivitet inte blockar schemat för att kunna boka in tid för klient. 

Lägg till aktivitet:

  • Klicka, dra och släpp i kalendern. 
  • Välj "Aktivitet" och gör de inställningar som önskas. Aktiviteten sparas automatiskt. Lägger du till andra deltagare kommer aktiviteten att synas även i deras Kaddio kalender.

 

Testklient

Vi rekommenderar att skapa en testklient med en unik e-postadress (alltså inte samma som du använder till ditt behandlarkonto) för att se hur det ser ut från klientsidan, men också för att se hur flödet fungerar.